ファクタリングは、売掛金を支払期日前に現金化できるとして、中小企業を中心に注目を集めている資金調達法です。
資金化には審査が必要となり、審査を通過するには必要書類を不備なく用意しなければなりません。
必要書類に不備や不足がある場合、資金化までに時間がかかってしまったり、問題のある売掛金と見なされて審査落ちしたりしてしまうのです。
この記事では、審査通過に欠かせないファクタリング利用時の必要書類について解説していきます。
法人のファクタリングに必要な書類と取得方法
法人がファクタリングを利用するときに必要な書類は以下の通りです。
| 必要書類の名称 | 備考 |
|---|---|
| 登記簿謄本 | 法務局窓口もしくはオンライン請求で取得可能 |
| 印鑑証明書 | 法務局窓口や証明書発行請求機、もしくはオンライン請求で取得可能 |
| 身分証明書 | 代表者のマイナンバーや免許証 |
| 法人税確定申告書（決算報告書） | 過去2～3期分 |
| 通帳のコピー | 指定期間分 |
| 売掛金が確認できるもの | 請求書・納品書・発注書・契約書等 |
なお、上記の必要書類は必ずしもすべてのファクタリング会社で必要とされているわけではありません。
ファクタリング会社によって求められる提出書類は異なるので、必ず利用前に確認しましょう。
登記簿謄本
多くのファクタリング会社で必須とされている書類のひとつが登記簿謄本です。
登記簿謄本には、自社の所在地や役員名、設立の目的などの基本情報が記載されています。
登記簿謄本があることで、その会社が実在し、しっかりと事業を行っていると証明ができるのです。
登記簿謄本は最寄りの法務局で入手可能です。
最近では、法務局のインターネットサービス「かんたん証明書請求」にてオンライン請求もできます。
ただし、オンラインで請求して郵送してもらう場合は手元に届くまでに2～3営業日かかるため、即日入金を希望しているときなど、すぐに必要な場合はその場で発行してもらえる法務局窓口へ行きましょう。
また、即日で資金化したい場合には法務省の「登記情報提供サービス」の活用もおすすめです。
PDFファイルで自宅やオフィスから即日取得ができ、すぐに資金調達したい場合に大変便利です。
受け取り方によって手数料は以下のように異なります。
- 窓口申請・窓口受け取り：600円
- オンライン申請・窓口受け取り：480円
- オンライン申請・郵送：500円
- 登記情報提供サービス：331円
印鑑証明書
印鑑証明書も、登記簿謄本と同様に多くのファクタリング会社で必須とされる書類です。
印鑑証明書とは、登録されている印鑑が本物であると証明し、印鑑と一緒に印鑑証明書があることで「印鑑所有者により、本物の印鑑で押印された」ことがわかるのです。
申請の際は「印鑑登録カード（印鑑登録書）」もしくは「マイナンバーカード」が必要となります。
また、代理人でも印鑑登録カードがあれば取得可能です。
印鑑証明書の取得方法と手数料は以下の通りです。
- 法務局窓口：450円
- 証明書発行請求機：450円
- 郵便請求：450円
- オンライン申請・窓口受け取り：390円
- オンライン申請・郵送：410円
なお、法人の場合は法人の印鑑証明書に加え、代表者個人の印鑑証明書を求められるケースがあります。
印鑑証明書は法人と個人で取得方法が異なり、個人の場合は役所窓口やコンビニエンスストアで取得が可能です。
身分証明書
ファクタリングには、法人の場合であっても代表者の身分証明書が必要となるケースがあります。
身分証明書として利用できるのは、運転免許証やマイナンバーカード、パスポートなどが一般的です。
顔写真付きの身分証明書を用意したほうが、ファクタリング会社からの印象も良くなります。
身分証明書を必要としないファクタリング会社もありますが、スムーズに面談・審査に進むためには用意しておいて損はありません。
法人税確定申告書または決算報告書
「法人税確定申告書」または「決算報告書」は、ファクタリングを利用したい利用企業の業績を確認するために必要となります。
ファクタリング会社によって何期分必要かは異なりますが、過去3年分を用意しておくと安心です。
また、最後の決算月から6ヶ月以上経過している場合は、追加で試算表の提出が求められる場合もあります。
なお、ファクタリングは売掛金の支払元である売掛先の業績を中心に審査するため、利用企業の業績については深く審査されません。
業績が良くない状況であってもファクタリングは利用できる可能性が高いので、まずは相談してみるようにしましょう。
預金通帳
預金通帳は、取引先との過去の取引歴を確認するために必要となります。
多くの場合は、3ヶ月分をコピーした書類の提出を求められます。
預金通帳によって売掛先との取引歴が長く、滞りなく取引が行われていることを証明できれば、審査通過率は高まります。
反対に、頻繁に入金遅れが発生しているような売掛先では審査に落ちる可能性もあります。
売掛金が確認できるもの
売掛金の存在を証明できる書類とは主に、請求書・発注書・納品書・基本契約書などが該当します。
すべて揃っていると取引の信頼性が増すため、可能な範囲ですべて用意しましょう。
審査では、以下の項目を見て売掛金の存在を確認します。
- 売掛債権の金額
- 入金日
- 取引内容
提出前に、これらの項目がきちんと記載されているかを必ず確認しましょう。
個人事業主が必要な書類
個人事業主がファクタリング利用に必要な書類は、法人と多少異なります。
個人事業主であるため、登記簿謄本や法人の印鑑証明書、法人税確定申告書は存在しません。
個人事業主が必要な書類は以下の通りです。
また、ファクタリング会社によって必要資料は異なるため、必ず各ファクタリング会社が提出を求める資料を確認しましょう。
| 必要書類の名称 | 備考 |
|---|---|
| 身分証明書 | マイナンバーカードや運転免許証、事業内容が分かるホームページやパンフレットなどもあるとなお好印象 |
| 印鑑証明書（個人の実印） | 役所窓口やコンビニエンスストアで取得可能 |
| 確定申告書 | 過去2～3年分 |
| 預金通帳 | 指定期間分 |
| 売掛金が確認できるもの | 請求書・納品書・発注書・契約書等 |
| 納税証明書・保険料の支払証明書 | 滞りなく税金や保険料を納めていることの証明 |
個人事業主の場合は、確定申告書や納税証明書、保険料の支払証明書の提出を求められる場合があります。
税金・保険料を滞納している場合、売掛金が差し押さえの対象となる可能性があるため、滞りなく納めていることを証明する必要があります。
個人事業主は法人に比べてどうしても社会的信用度が低いという一面があるため、事業内容・財務状況を法人よりも丁寧に証明していくつもりで臨みましょう。
必要書類の不備に注意｜最悪の場合は審査落ちも
ファクタリングの必要書類に不備や不足がある場合、買取額が入金されるまでの期間が長くなってしまいます。
さらに、あまりにも不備や不明瞭な点が多い場合は「問題のある売掛金」と見なされて審査落ちしてしまう可能性もあるのです。
ファクタリング利用には複数の必要書類があるため、用意が手間に感じるかもしれません。
また、ファクタリングを利用したいと考える時は、多くの場合で早急に資金が必要な状態にあるため確認がおろそかになってしまう可能性もあります。
急いでいる時こそ、必要書類に不備がないことを確認することが大切です。
ファクタリング利用の流れ
用意した必要書類はどのように活用していくのでしょうか。
ファクタリングの契約形態によっては支払いまでの流れが多少異なります。
そのため「2社間ファクタリング」と「3社間ファクタリング」に分けて詳しく流れを解説していきます。
2社間ファクタリング
2社間ファクタリングとは、利用者とファクタリング会社のみで簡潔する契約で、売掛先への通知や同意を得ることなく売掛債権を売却できます。
2社間では、以下の流れで売掛債権を資金化します。
- 申し込み
- 必要書類の提出
- 面談・審査（最短即日）
- 買取手数料を差し引いた金額が入金される
- 売掛先から売掛金を回収
- ファクタリング会社へ売掛金を支払う
2社間は必要書類に不備等がなければ、最短即日で資金化が可能です。
売掛先への通知・同意を取るステップが不要なため、審査に問題がなければすぐに売掛債権を買い取ってもらえるのです。
また、2社間では利用者とファクタリング会社の間で「回収委託契約」を結びます。
債権譲渡をした場合、売掛金の回収は譲受会社であるファクタリング会社の業務となります。
しかし、2社間では売掛先へファクタリングの事実を知らせていないため、ファクタリング会社から突然売掛金の回収をされてしまっては売掛先も困惑してしまうでしょう。
そこで2社間の場合は、ファクタリング会社から利用者へ回収業務を委託するという体裁を取ります。これが「回収委託契約」です。
売掛金回収の業務が発生してしまうものの、売掛先に債権をファクタリングすることを知られたくない場合や、急いで資金が必要な場合などは2社間ファクタリングを利用するのがおすすめです。
2社間では債権譲渡登記が必要な場合もある
債権譲渡登記とは、第3者への対抗要件を示すために売掛債権が譲渡されたことを登記するものです。
債権譲渡登記を行なうことで、利用者が複数のファクタリング会社と契約（二重譲渡）して売掛金の回収ができなくなってしまうリスクを防ぎます。
債権譲渡登記は「登記事項証明書（登記簿謄本）」を請求することで、債権譲渡登記があったことを知ることが可能です。
しかし、登記情報を確認するためには法務局へ訪れたり有料閲覧サービスを利用したりする必要があります。
そうした時間やお金をかけてまで取引先の登記情報を確認する会社は基本的に存在しないため、実質的にバレる可能性は非常に低いといえます。
債権譲渡登記は、ファクタリング会社のリスクカットのために利用されることが多いです。
そのため、ファクタリング会社によっては登記なしで利用できるところもあります。
3社間ファクタリング｜売掛先からファクタリング会社へ直接支払い
3社間ファクタリングとは、ファクタリングの事実を売掛先へ通知し、売掛債権を譲渡することに同意を得る契約形態です。
3社間では、以下の流れで売掛債権を資金化します。
- 申し込み
- 必要書類の提出
- 面談・審査・売掛先から同意を確認
- 買取手数料を差し引いた金額が入金される（利用者は取引完了）
- ファクタリング会社が売掛金を回収
3社間は売掛先へ同意を得るステップが必要となるため、入金までに数日〜1週間ほどかかってしまうのがデメリットといえるでしょう。
しかし、売掛金の支払いは、売掛先からファクタリング会社へ直接支払うこととなるため、2社間と違って利用者は回収業務を請け負う必要はありません。
また、利用者を介せずに売掛金が支払われるということは、利用者によって売掛金を使い込まれるリスク（未回収リスク）がなくなるために手数料が安く済みます。
売掛先にファクタリングの事実を伝えても関係性が崩れない場合は、手数料を安くおさえつつ、回収業務も不要な3社間ファクタリングの利用がおすすめです。
必要書類が揃わなくても諦めずに問い合わせを
ファクタリング利用に必要な書類を解説してきましたが、この記事で紹介した書類が揃わなかったからといってファクタリングを諦める必要はありません。
たとえば、設立したばかりの法人で法人税確定申告書が用意できない場合であっても、まずはファクタリング会社に相談しましょう。
ほかの資料を充実させることにより、不足資料分をカバーしてもらえるケースがあります。
ファクタリングは必要書類を用意すれば、売掛金支払期日前に資金調達ができるため、資金繰り改善に非常に効果的な手段です。
スムーズに資金化するためには、ファクタリング会社とコミュニケーションを取りながら効率よく必要資料を集めていくことが重要です。