事業を営んでいると、掛取引や貸付をしている取引先と連絡が取れなくなることがあります。よって、連絡が取れない取引先の債権を、どのように取り扱うべきか理解しておくことは重要です。
この記事では、連絡が取れない取引先の債権を貸倒損失に計上できる条件と、計上が認められるためのポイントを解説します。加えて、連絡が取れない取引先から債権を回収する手段、および貸倒損失の仕訳や発生を防ぐポイントなども解説します。
貸倒損失とは
貸倒損失とは、債権の回収が困難になった時に、それを損失として計上する勘定科目です。貸倒損失の対象となる債権は、売掛金・受取手形・未収入金・貸付金・立替金などです。
貸倒損失は、損金計上もしくは減算されて節税効果をもたらしますが、債権の回収を断念するため利益は減少します。
貸倒引当金との違い
貸倒損失と似た勘定科目に「貸倒引当金」というものがあるため、両者の違いを理解しておく必要があります。
貸倒引当金とは、将来貸倒れが起こると思われる金額を、実際に貸倒れが起こる前に引当金として計上する勘定科目です。一方、貸倒損失は実際に貸倒れが起こった時に計上します。
貸倒引当金は、売上を上げた年度と、貸倒れによる費用が発生する年度を一致させて（費用収益対応の原則）、財務状況を正しく把握するために用いられます。
貸倒損失を計上できる条件
貸倒損失は自由に計上できてしまうと、脱税や不適切な利益供与に利用される恐れがあるため、計上できる条件が定められています。よって、連絡が取れない取引先の債権が、貸倒損失に計上できるのかを正しく判断することが重要になります。
計上できる条件は大きく分けると以下の3つです。
- 法律上の貸倒れ
- 事実上の貸倒れ
- 形式上の貸倒れ
倒産などによって法的に債権が消滅した時だけでなく、消滅はしていないが事実上回収不可能であるような場合も、貸倒損失を計上できることがあります。以下の節では、これらの各条件について解説します。
法律上の貸倒れ
「法律上の貸倒れ」とは法的に貸倒れが発生したケースで、具体的には以下の3つのパターンがあります。
- 法律の手続きによって債権を放棄した時
- 債権者集会などで債権を放棄した時
- 書面で債権放棄を通知した時
これらの事由により貸倒れが発生した時は、債権放棄した金額分を貸倒損失に計上できます。
法律上の貸倒れは、損金経理が必須ではないのが特徴です。損金経理をしていなくても、申告調整で減算すれば所得金額に反映させることができます。
法律の手続きによって債権を放棄した時
いわゆる「倒産法」などの手続きにもとづいて、経営困難な取引先の債権を放棄した時は、放棄した額を貸倒損失に計上できます。
ここで倒産法とは、債務の支払いが困難な債務者とその債権者について、どのように債務の弁済や免除をしていくかを規定する法律です。具体的には、会社更生法や民事再生法などが該当します。
国税庁のHPによると、以下の法律にもとづいて切り捨てられた債権が、貸倒損失に計上できます。
- 会社更生法
- 民事再生法
- 会社法（にもとづく清算）
- 金融機関等の更生手続の特例等に関する法律
債権者集会などで債権を放棄した時
法律にもとづく手続きでなくても、合理的な話し合いで債権を放棄した時は、貸倒損失が認められる場合があります。
例えば、裁判所の指揮で進められる債権者集会や、行政機関・金融機関などのあっせんによる協議などが、このケースに該当します。
書面で債権放棄を通知した時
書面で債務者に債権放棄を通知した時も、貸倒損失が認められる場合があります。
このケースで貸倒損失が認められるのは、債務者の債務超過が長期間続いていて、回収不可能とみなすのが妥当な場合です。何年債務超過が続けばよいかについて決まりはありませんが、一般的には3年から5年程度が目安になるといわれています。
また、通知する書面にも決まりはなく、債務免除の事実が明らかにされていればよいとされています。国税庁のHPによると、内容証明郵便や公正証書などが望ましいが、債務者から受領書を受け取るなどの方法でもよいとされています。
事実上の貸倒れ
事実上の貸倒れとは、法律にもとづく手続きは行なっていないものの、状況から考えて回収不可能なことが明確なことです。事実上の貸倒れに該当すると認められた場合は、貸倒損失を計上できます。
何をもって回収不可能とみなすかについて明確な基準はなく、ケースバイケースで判断することになります。債務者の支払い能力や回収コスト、および社会通念などにもとづいて総合的に判断します。
よって、事実上の貸倒れが認められるためには、債権が確かに回収不可能であることを示す証拠を揃えることが重要になります。
事実上の貸倒れは、全額回収不可能な時のみ適用され、一部でも回収可能な場合は適用されないのが注意点です。例えば、担保や保証人が存在する場合は、まずそこから回収を行わなければなりません。
ただし、国税庁のHPによると、抵当権の順位が低く事実上担保になっていない時は、担保を処分しなくても貸倒損失に計上できることもあるとされています。
事実上の貸倒れは、損金経理が必須であるのも注意点です。全額回収不可能であることが認められた事業年度に、該当する金額を損金に計上する必要があります。
形式上の貸倒れ
形式上の貸倒れとは、貸倒れの事実が確定しているわけではないが、形式的に貸倒れになったとみなして貸倒損失を計上できるケースです。
具体的には、以下の2つのケースで形式上の貸倒れが認められます。
- 売掛債権が未払いのまま一年以上取引停止している時
- 取立費用が売掛債権の額を上回る時
形式上の貸倒れは事実上の貸倒れと違い、全額回収不可能である必要はありません。もし全額を貸倒損失に計上する場合は、備忘価額を残す必要があります。
形式上の貸倒れは売掛債権のみが対象となり、貸付金などは対象外となるのが注意点です。また、該当する事業年度に損金経理を行わなければなりません。
売掛債権が未払いのまま一年以上取引停止している時
取引先の経営が苦しいことを理由に、未払いの売掛債権が残ったまま取引を停止し、それから一年以上取引が停止している時、形式上の貸倒れが認められます。
一年以上取引が停止しているか判定する起点となるのは、以下の3つのうちで最も遅い日です。
- 取引を停止した日
- 最後の支払期日
- 最後に支払いが行われた日
例えば、取引を停止した数か月後に代金の一部が支払われた場合は、その支払われた日から起算して一年以上経つ必要があります。
また、このケースは継続取引が行われていた場合のみが対象で、単発の取引には適用されません。そして、担保がある場合はまず担保権を実行する必要があります。
取立費用が売掛債権の額を上回る時
取立費用が売掛債権の額より高く、かつ督促を行っても支払いがない場合は、形式上の貸倒れが認められます。
なお、もし対象となる取引先の近く（同一地域）に別の取引先がある場合は、それらの取引先の売掛債権の合計額が、取立費用を下回る必要があるのが注意点です。
貸倒損失の計上が認められるためのポイント
貸倒損失の計上は脱税などに悪用される恐れがあるため、計上の際に税務調査が入ることもあります。よって、貸倒損失を計上する際は、認められるためのポイントを把握して、必要な準備をしておくことが重要になります。
貸倒損失の計上が認められるためには、以下のようなポイントを押さえておきましょう。
- 回収努力を行った証拠を揃える
- 正しい事業年度に計上する
回収努力を行った証拠を揃える
貸倒損失の計上が認められるためには、十分な回収努力を行った証拠を揃えて、回収が困難であることを説明できるようにしておくことが重要です。
揃えておくべき証拠の例としては、以下のようなものが考えられます。これら全てが必要とは限りませんが、できるだけ多くの証拠を用意しておくと有利です。
【揃えておくべき証拠の例】
| 催促・督促を十分行った証拠 | ・電話やメールで取引先に問い合わせた履歴
・催促状、督促状、催告書（内容証明郵便） ・契約書、納品書、請求書 ・興信所などを利用した場合はその履歴 |
|---|---|
| 取引先に支払い能力がない証拠 | ・債務超過であることが分かる取引先の決算書
・取引先の不動産登記簿謄本（担保が取れないことの証明） ・再生計画の認可の証明書など（法律上の貸倒れの場合） ・債務免除を通知した書面 ・信用調査会社を利用した場合はその報告書など |
正しい事業年度に計上する
貸倒損失は計上できる事業年度が決まっており、早すぎても遅すぎても計上が認められない可能性があります。よって、計上の際は正しい事業年度を確認しておくことが重要です。
計上できる事業年度は、貸倒損失が発生した事由ごとに以下のように定められています。
【貸倒損失を計上できる事業年度】
| 貸倒損失の発生事由 | 計上できる事業年度 | |
|---|---|---|
| 法律上の貸倒れ | 法律の手続きによって債権を放棄した時 | 再生計画などの認可が決定した日の事業年度 |
| 債権者集会などで債権を放棄した時 | 協議により債権放棄が決定した日の事業年度 | |
| 書面で債権放棄を通知した時 | 書面で通知した日の事業年度 | |
| 事実上の貸倒れ | 全額回収不可能であることが明らかになった日の事業年度 | |
| 形式上の貸倒れ | 売掛金が未払いのまま一年以上取引停止している時 | ・取引を停止した日
・最後の支払期日 ・最後に支払いが行われた日 のうち、最も遅い日から一年以上経過した事業年度 |
| 取立費用が売掛金の額を上回る時 | 督促を行っても支払いがないことが確認された日の事業年度 | |
貸倒損失の仕訳
貸倒損失の仕訳は、貸倒引当金を計上しているかどうかで違ってきます。また、形式上の貸倒れの場合は備忘価額を残すため、他の場合と仕訳が変わります。
例として、10万円の売掛金が貸倒れになり貸倒損失を計上する場合を想定して、仕訳がどうなるか解説します。
貸倒引当金を計上していない場合
最初に、貸倒引当金を計上していない場合を考えます。
まず、掛取引を行った時点で、以下の仕訳で売掛金が借方（資産）に計上されます。
①
| 借方（資産） | 貸方（負債） | ||
| 売掛金 | 100,000円 | 売上 | 100,000円 |
そして、期日に代金が支払われた場合は、以下の仕訳で現金を借方（資産）に計上し、売掛金を貸方（負債）に計上します。結果として、借方（資産）に現金が計上されるとともに、売掛金が消し込みされて取引完了となります。
②
| 借方（資産） | 貸方（負債） | ||
| 現金、普通預金など | 100,000円 | 売掛金 | 100,000円 |
一方、支払いが行われず貸倒損失となった場合は、②の仕訳の代わりに以下の仕訳を行います。これにより、現金の代わりに貸倒損失が計上され、売掛金が消し込みされます。
③
| 借方（資産） | 貸方（負債） | ||
| 貸倒損失 | 100,000円 | 売掛金 | 100,000円 |
貸倒引当金を計上している場合
次に、貸倒引当金を計上する場合を考えます。貸倒引当金をいくら計上できるかについてはルールがありますが、ここでは1万円が計上されているとします。
この場合、掛取引を行う前のある時点（決算時など）で、以下のように貸倒引当金が貸方（負債）に計上されています。
①
| 借方（資産） | 貸方（負債） | ||
| 貸倒引当金繰入 | 10,000円 | 貸倒引当金 | 10,000円 |
そして、掛取引が行われた時点で以下の仕訳を行い、売掛金を計上します。
②
| 借方（資産） | 貸方（負債） | ||
| 売掛金 | 100,000円 | 売上 | 100,000円 |
その後、もし10万円全額が貸倒れになった場合は、以下の仕訳を行います。貸倒引当金を1万円計上しているため、貸倒損失は9万円になります。
③
| 借方（資産） | 貸方（負債） | ||
| 貸倒損失 | 90,000円 | 売掛金 | 100,000円 |
| 貸倒引当金 | 10,000円 | ||
形式上の貸倒れの場合
形式上の貸倒れの場合は、備忘価額を残す必要があります。
例えば、備忘価額を1円とした場合の仕訳は以下のとおりです。貸倒損失は99,999円となり、備忘価額1円の売掛金が借方（資産）に残ります。
| 借方（資産） | 貸方（負債） | ||
| 貸倒損失 | 99,999円 | 売掛金 | 99,999円 |
連絡が取れない取引先から債権を回収する手段
取引先と連絡が取れない理由はいわゆる「夜逃げ」の場合もありますが、病気や怪我などの急な事情や、こちらが連絡先を間違えているなどの理由もあり得ます。そのため、最初から夜逃げと決めつけてあまり強い態度で督促を行うと、もし他の理由だった時に心証を悪くする恐れもあります。
よって、連絡が取れない取引先から債権を回収する際は、まず丁寧な態度で所在を確認することから始めて、段階的に法的手段などの強い態度に移行していくのがよいでしょう。
一例としては、以下のような順序で回収を行っていく流れが考えられます。
- 催促状・督促状の送付
- 内容証明郵便による催告
- 支払督促
- 訴訟
催促状・督促状の送付
電話やメールで連絡が取れない取引先に対しては、まず催促状や督促状を送付して、支払いをうながすとともに所在を確認します。
催促状・督促状とは、未払いがある債務者に対して支払いを求める書面です。催促状と督促状に明確な区別はありませんが、一般的には督促状のほうが要求の度合いが強い意味合いがあります。
内容証明郵便による催告
催促状や督促状を送付しても連絡が取れない場合は、次の手段として内容証明郵便による催告が考えられます。内容証明郵便で支払いを求める書面は、「催告書」と呼ばれるのが一般的です。
催告書は支払いを要求するのに加えて、これ以降支払いがない場合は法的手段に移行する旨を伝える意味合いがあります。さらに、内容証明郵便は、債権の時効を6ヶ月引きのばす効果があるのに加えて、訴訟になった時に催告を行った証拠にもなります。
なお、法的手段での回収を想定していない場合は、催告書を送付せず貸倒損失の計上を検討することも考えられます。例えば、債権の額が少額である、または連絡が取れる見込みがほとんどないようなケースでは、法的手段はコストに見合わないこともあります。
支払督促
催告書を送付しても連絡が取れない場合は、法的手段で回収を試みることになります。ただし、法的手段は訴訟以外にもいくつか種類があるため、コストに見合った手段を選ぶことが大切です。
訴訟より低コストで行える法的手段の一つに、「支払督促」というものがあります。支払督促とは、裁判所から支払いを命じる書面を送付してもらう手続きのことです。自社で送付する督促状などと違い、相手が応じない場合は強制執行を行える法的効力があります。
支払督促は訴訟より手続きが簡単で手数料も安いですが、相手の所在が分かっている必要があるため、連絡が取れない取引先に対しては利用できないこともあります。
訴訟
時間とコストを十分かけられる場合は、支払督促ではなく本格的に訴訟を起こす手段も考えられます。
訴訟は支払督促と違い、相手と連絡が取れなくても行える可能性があるのが利点です。例えば、相手の所在は分かっていて訴状を送達できる場合は、相手が出廷してこなくても裁判を進めることができます。この場合は、相手がこちらの主張を認めたとして審理が進められます（擬制自白）。
また、相手の所在が分からず訴状を送達できない場合は、所在不明のまま訴状を送達したとみなす「公示送達」という手続きによって、裁判を進めることも可能です。
そして、債権の額が少ない（60万円以下）場合は、原則1回の審理で判決が出る「少額訴訟」を行えば、通常の訴訟よりコストを抑えられます。また、もし相手と連絡が取れたならば、民事調停で解決する手段もあります。
未払い連絡が取れない取引先の債権を回収する時の注意点
連絡が取れない取引先の債権は回収不能になる可能性があるため、慎重に回収業務を行わなければなりません。特に、以下の2点に注意することが大切になります。
- 執拗・強引な取り立てはしない
- 時効に気をつける
執拗・強引な取り立てはしない
連絡が取れない取引先の債権は、強い態度で取り立てしたくなるかもしれません。しかし、執拗で強引な取り立てはトラブルの原因になるので注意が必要です。
例えば、執拗に何度も電話する、深夜や早朝に取り立てを行う、相手の親類などに取り立てを行う、脅迫的・侮辱的な言葉を使うといった行為は、トラブルにつながる恐れがあるため避けたほうがよいでしょう、
特に、脅迫や名誉棄損などに該当する行為は、民事・刑事事件になる恐れもあるので注意が必要です。たとえ事件にはならなくても、取引先の心証を悪くする、確執が生まれる、かえって回収が困難になる可能性もあります。
原則として、電話や書面での督促は事務的な言葉遣いや文章を使い、連絡が取れないまたは支払う意思がみられない場合は、徐々に法的手段に移行していくのがよいでしょう。
時効に気をつける
債権には時効があり、原則として5年経つと権利が消滅します。長期間連絡が取れない取引先の債権は、時効が成立しないように注意しなければなりません。
債権の時効は原則としては5年ですが、他にも細かい規定があるため、弁護士などに相談して確認しておいたほうがよいでしょう。
一例としては、以下のようなケースでは、時効が更新・猶予されることがあります。
- 相手が債務を一部を支払った時
- 訴訟や支払督促などを行った時
- 債権の存在を知らなかった時（主観的起算点）
貸倒損失を発生させないためのポイント
連絡が取れない取引先の債権は回収不能になることもあるため、貸倒損失にならないように普段から対策しておくことが重要です。
貸倒損失を発生させないためのポイントとしては、以下のような点が挙げられます。
- 与信管理・債権管理を徹底する
- 売掛金の回収はすみやかに行う
- ファクタリングを利用する
与信管理・債権管理を徹底する
貸倒損失を発生させないためには、与信管理や債権管理を徹底することが大切です。
与信管理とは
与信管理とは、与信調査などにより取引先の信用度を把握して管理することです。過去の取引履歴やネットなどの外部情報、および聞き取り調査などによって、取引先の信用度を評価します。
与信管理によって、連絡が取れなくなる可能性のある信用の低い取引先を早期に発見できます。そして、信用の低い取引先の取引量を減らす、または取引を中止することで、貸倒損失の発生を防ぐことができます。
また、自社での与信管理が難しい場合は、請求書の発行や回収を代行してくれる「請求代行サービス」を利用するのも一つの手です。請求代行サービスの中には、与信調査も行ってくれるところがあります。
債権管理とは
債権管理とは、債権の請求や回収業務をきちんと行うとともに、保有している債権の状況を正しく把握することです。
債権の請求や回収業務はヒューマンエラーが起きやすいため、請求書の発行忘れや回収ミスなどが貸倒損失の発生につながることがあります。また、債権の状況を正しく把握していないと、未払いの債権の発見が遅れ、これも貸倒損失が発生する要因になります。
自社での債権管理が難しい場合は、前節でも紹介した請求代行サービスを利用する手もあります。また、債権管理を効率化できる「請求管理ツール」を使うと、自社でも効率的に債権管理を行うことが可能です。
請求管理ツールは、請求書の発行や入金確認なども自動で行ってくれるものがあるので、エクセルなどを使うより大幅に業務を効率化できます。
売掛金の回収はすみやかに行う
支払期日が過ぎている売掛金が見つかった時は、すみやかに相手に連絡を取って確認することが大切です。これにより、単にうっかり支払いを忘れただけなのか、それとも夜逃げなどで連絡が取れなくなっているのかを早期に判断できます。
最初に連絡する時は、あくまで未払いの事実を伝えて状況を確認するにとどめ、最初から強い態度での督促は行なわないことが重要です。あまり強い態度だと、もし単なるうっかりミスだった時に心証を悪くする恐れがあります。
連絡する前に、こちら側のミスでないか確認することも大切です。請求書の発行ミスがないか、請求書に記載の支払期日が間違っていないかなどを確認しましょう。
ファクタリングを利用する
ファクタリングとは、支払期日前の売掛債権をファクタリング業者に売却するサービスです。手数料を支払う代わりに、支払期日前にファクタリング業者から代金を受け取ることができます。
ファクタリングは貸付ではなく債権譲渡なので、売却した債権の債権者はファクタリング業者になります。よって、貸倒れのリスクは業者が負うことになるため、貸倒損失の発生を防止できます。
また、ファクタリングは審査時に売掛先の信用を調査するので、与信調査を外注できるメリットもあります。
まとめ
連絡が取れない取引先の債権を貸倒損失に計上するには、条件を満たす必要があります。「法律上の貸倒れ」「事実上の貸倒れ」「形式上の貸倒れ」という、3つの条件について理解しておきましょう。
また、連絡が取れない取引先から債権を回収する手段を理解するとともに、債権管理などを徹底して、貸倒損失が発生しないように普段から心がけることが大切です。