消し込み作業の流れや仕訳、ミスが発生しやすいケースや効率化について解説

掛取引の入金や支払いがあった時に、帳簿から売掛金や買掛金を消去する「消し込み作業」は、重要な経理業務の一つであるにもかかわらず、効率化しづらくミスが起こりやすい性質があります。

この記事では、消し込み作業の流れや仕訳などの基礎事項と、作業の注意点やミスが発生しやすいケースを解説します。加えて、消し込み作業の効率化の方法についても解説します。

消し込み作業とは

消し込み作業とは、売掛金の入金や買掛金の支払いが行われた時に、帳簿に計上されている売掛金や買掛金を消去する作業のことです。売掛金を消去する作業を「入金消し込み」、買掛金を消去する作業を「支払消し込み」と呼びます。

事業者間の取引では、商品やサービスを納品した時点ではなく、後で代金を支払う掛取引が一般的です。

掛取引では、商品やサービスを納品してから支払うまでの期間は、支払いを受ける予定の代金を売掛金、こちらが支払う予定の代金を買掛金という勘定科目で帳簿に記載します。

そして、実際に代金を受け取る、または支払うと、その代金を現金預金などの勘定科目で帳簿に記載し、代わりに売掛金または買掛金を消去します。この手続きが消し込み作業です。

消し込み作業は、掛取引の代金が実際に支払われた、または支払ったことを確認し、それを帳簿に反映させる手続きだといえます。

消し込み作業を間違うと、すでに受け取った代金が受け取っていないことになったり、支払っていない代金を支払ったことにしてしまうといったトラブルが起こる恐れがあります。よって、消し込み作業は経理において重要な業務の一つとなります。

消し込み作業の流れ

消し込み作業の流れは、入金消し込み・支払消し込みともに大まかな部分は同じです。

入金消し込み作業の流れの一例としては、以下のような手順が考えられます。

1. 通帳などで取引先から自社へ入金が行われたことを確認する
2. 振込名義などから入金がどの売掛金に対応するものか確認する
3. 入金額と売掛金の額が一致しているか確認する
4. 帳簿から売掛金を消去する

同様に、支払消し込み作業の流れの一例として、以下のような手順が考えられます。

1. 自社から取引先へ振込を行ったことを確認する
2. 振込先口座名義などから振込がどの買掛金に対応するものか確認する
3. 振込額と買掛金の額が一致しているか確認する
4. 帳簿から買掛金を消去する

もし、入金額・振込額が売掛金・買掛金の額と一致していない、または入金・振込がどの売掛金・買掛金に対応するか不明な場合は、別途確認作業が必要になります。

消し込み作業の仕訳

消し込みは帳簿から売掛金や買掛金を消去する作業なので、仕訳がどうなるかを理解することが大切です。

ここでは具体例として、掛取引で1万円の商品を納品、および仕入れた場合の仕訳を解説します。

売掛金の仕訳

掛取引で取引先に1万円の商品を納品した場合は、まず請求書を発行した時点で、将来代金を受け取る権利として売掛金を計上します。仕訳は以下のとおりです。

借方（資産）		貸方（負債）
売掛金	10,000円	売上	10,000円

そして、支払期日が来て代金を受け取った時点で、代金を借方（資産）に計上し、売掛金を貸方（負債）に計上します。

借方（資産）		貸方（負債）
現金、普通預金など	10,000円	売掛金	10,000円

これにより、請求書発行時に計上した借方（資産）の売掛金と、貸方（負債）の売掛金が相殺されます。この作業が「消し込み」です。

結果として、借方（資産）に代金、貸方（負債）に売上が残ります。

買掛金の仕訳

掛取引で取引先から1万円の商品を仕入れた場合は、まず取引先から請求書を受け取った時点で、将来支払わなければならない義務を買掛金として計上します。仕訳は以下のとおりです。

借方（資産）		貸方（負債）
商品、仕入など	10,000円	買掛金	10,000円

そして、支払期日が来て代金を支払った時点で、代金を貸方（負債）に計上するとともに、買掛金を借方（資産）に計上して消し込みます。

借方（資産）		貸方（負債）
買掛金	10,000円	現金、普通預金など	10,000円

結果として、借方（資産）に商品、貸方（負債）に代金が残ります。

消し込み作業の問題点

消し込み作業は、自動化や属人化の排除が難しく、経理担当者の時間的・精神的負担が大きいという問題点があります。消し込み作業の問題点を理解して、ミスやトラブルが起こらないように業務を行うことが大切です。

自動化、属人化の排除が難しい

近年は会計ソフトなどによる経理業務の自動化が進んでいますが、その中で消し込み作業は自動化しづらい業務の一つです。

その主な理由としては、消し込み作業はいくつもの取引先からの入金を取り扱うので、業務を統一しにくい点があります。

掛取引は自社の都合だけでなく、取引先の都合も考慮しなければなりません。そのため、締日や支払期日、支払方法などが取引先によってバラバラになりがちです。業務の統一が行いづらいと、必然的に自動化も難しくなります。

さらに、掛取引は未払いなど不測の事態が起こりやすいため、個別対応が必要になることが多く、これも自動化が難しくなる要因となります。

業務の統一が行いづらく不測の事態が起こりやすいことは、消し込み作業が属人化しやすいことも意味します。取引先ごとの違いをよく知っており、不測の事態にも柔軟に対応できる経理担当者に属人化してしまうのはよくあるケースです。

消し込み作業が属人化してしまうと、一人に大きな負担がかかるのに加えて、その人が休んだり辞めてしまった時に困ることになります。また、経理業務の属人化は横領など犯罪の原因になることもあるため、業務の健全性という意味でも属人化の排除は重要です。

経理担当者の時間的・精神的負担が大きい

消し込み作業は自動化および属人化の排除が難しいため、手入力や目視での作業が多くなる傾向があります。そのため、経理担当者の時間的負担が大きくなりがちです。

特に、消し込み作業が多くなる傾向がある月末月初は、他の業務を圧迫するのに加えて、残業増加の要因にもなります。特に、属人化が排除できていない状態だと、特定の経理担当者だけが長時間の残業を強いられることにもなりかねません。

消し込み作業のミスは重大なトラブルにつながることもあるため、時間的負担だけでなく精神的負担も大きくなります。

例えば、取引先から入金があったのに消し込み作業を忘れると、二重請求をしてしまうかもしれません。二重請求は取引先からの信用を損ない、今後の取引に悪影響が出る恐れがあります。また、まだ支払いをしていない買掛金を誤って消し込みしてしまうと、取引先への未払いが発生する原因となります。

消し込み作業は、このようなトラブルを起こしてはならないというプレッシャーがかかるため、経理担当者にとって精神的な負担が大きい作業です。

消し込み作業でミスが発生しやすいケース

前章で解説したように、消し込み作業はミスが発生しやすい業務です。ミスを抑えるには、ミスが発生しやすいケースを把握して、それらの点に特に注意を払って業務を行うことが大切です。

消し込み作業でミスが発生しやすい代表的なケースとしては、以下のようなものが挙げられます。

• 入金日が過ぎても入金されない
• 入金金額の間違い
• 入金日や支払いサイトが取引先によって違う
• 一つの取引先と複数の取引をしている
• 同じ名称や似た名称の取引先がある
• 請求書の名義と振込名義が違う

入金日が過ぎても入金されない

入金日が過ぎても取引先から入金されない場合は、個別対応が必要になるためミスが起こりやすくなります。

入金されない原因としては、請求書の紛失や入金日の勘違いといった取引先の事務的ミスのケースと、取引先の資金繰りが苦しく支払えないケースがあります。

事務的ミスのケースでは、メールや電話などで催促すれば、すぐに支払ってもらえる可能性が高いでしょう。一方、資金繰りが苦しいケースでは督促が必要になり、場合によっては貸倒れの可能性が出てくることもあります。

どちらにしろ、期日に入金された場合より事務手続きが増えるため、ミスが起こりやすくなります。

未入金の取引先への対応も大事ですが、その前段階として、未入金の存在をきちんと確認する作業も重要です。未入金に気づかず売掛金を消し込みしてしまうといったミスは、重大なトラブルを招く恐れがあります。

また、未回収の売掛金を次回まとめて繰越請求する時は、請求業務がイレギュラーになるため、ミスが発生しないように注意する必要があります。

入金金額の間違い

入金はされたものの、金額が合っていない時もミスが発生しやすくなります。金額が合っていると勘違いして消し込みしてしまったり、どの売掛金に対応する入金か分かりにくくなるといったトラブルが想定されます。

入金金額を間違う原因としては、取引先のうっかりミスのケースと、こちらが発行した請求書の額が間違っているケースが考えられます。こちらのミスにもかかわらず、取引先のミスであるかのような態度をとると心象が悪くなるため、原因は慎重に特定しなければなりません。

他には、返品があった時や、売掛金の一部のみを入金することになっている時などに、売掛金と違う額が入金されます。この時に、経理担当者が返品や一部入金を把握していないと、消し込み作業のミスが起こるかもしれません。

その他の理由としては、消費税の端数処理や振込手数料の負担について、取引先と認識が合っていないケースも考えられます。数円や数百円といった少額の間違いは、これらのミスが原因である可能性があります。

入金日や支払いサイトが取引先によって違う

入金日や支払いサイトは統一できればよいですが、取引先の都合もあるため困難なことが多いです。入金日や支払いサイトがバラバラだと消し込み作業が煩雑になり、ミスが起こる要因になります。

一つの取引先と複数の取引をしている

一つの取引先と複数の取引をしていると、消し込み作業のケアレスミスが起こりやすくなります。

例えば、複数の取引が別々の請求書で請求される場合、同じ取引先の請求書が複数存在するため、請求書と入金データの突合を間違える可能性があります。また、複数の取引がまとめて一つの請求書で請求される場合は、取引ごとの入金額を間違える可能性があります。

同じ名称や似た名称の取引先がある

同じ名称や似た名称の取引先があると、入金データの突合を間違える可能性があります。また、口座名義はカタカナを使うため、漢字では区別がついても、カタカナでは間違えやすい取引先がある場合は注意が必要です。

請求書の名義と振込名義が違う

請求書に記載している取引先の名義と振込名義が違うケースもあり、これも消し込み作業のミスが起こる要因となります。例えば、取引先の代表者や、親会社などの名義で振り込まれるケースが考えられます。

請求書の名義と振込名義が違う取引先がある場合は、突合作業を慎重に行うとともに、名義の違いについて経理担当者内で情報を共有し、属人化しないように注意する必要があります。

消し込み作業を効率化する方法

ここまで見てきたように、消し込み作業は重要な業務でありながら、手間がかかりミスが起こりやすい面があります。よって、できるだけ効率化して、経理担当者の負担を軽減するとともに、ミスが起こる要因を減らすことが大切です。

消し込み作業の効率化は、以下のような方法で行うことができます。これらの方法の中から、自社に適したものを取り入れましょう。

• エクセルを活用する
• 会計ソフトの消し込み機能を使う
• 消し込み自動化システムを導入する
• 請求代行サービスを利用する
• 3社間ファクタリングを利用する

エクセルを活用する

エクセルでの経理業務は、関数やマクロを活用することで効率化できます。また、ネット上で手に入る入金管理表のテンプレートを使うのも有効です。

エクセルでの効率化は低コストで行えるのがメリットですが、データの手入力や目視での確認作業を完全に排除することは難しいため、効率化に限度があるのがデメリットです。また、関数やマクロは使いこなすのに知識と経験がいるため、経理担当者が関数やマクロにどれくらい慣れているかに依存するのも注意点です。

関数を活用する

エクセルの「関数」とは、複数の数値を足し合わせる、掛けるといった、決まった形の計算を自動で行う機能です。手計算では膨大な時間がかかる量の計算でも、関数を使えば瞬時に終わらせることができます。

エクセルの関数は全部で500個前後ありますが、経理で実際によく使うのはせいぜい10個から20個程度です。よって、よく使ういくつかの関数を活用すれば、消し込み作業を含む経理業務を大幅に効率化できます。

以下で消し込み作業などでよく使われる基本的な関数をいくつか紹介します。

・SUM関数

SUM関数は、指定した範囲の合計値を求める関数で、最も基本的な関数の一つです。売掛金の合計額を求めるなど、さまざまな用途で使われます。

・SUMIF関数

SUMIF関数は、指定した条件を満たすセルだけを合計する関数です。未入金の売掛金の合計を求めたり、特定の取引先の売掛金の合計を求める時などに使われます。

・IF関数

IF関数は、指定した条件に合うか否かによって、別々の内容を表示する関数です。例えば、入金済みの売掛金に「入金済み」、未入金のものに「未入金」と表示させるといったことができます。

・その他の関数

上で紹介した以外に、経理でよく使われる関数には以下のようなものがあります。

関数	機能
VLOOKUP関数	指定した範囲から特定の情報を抜き出す
AVERAGE関数	指定した範囲の数値の平均値を求める
PRODUCT関数	指定した範囲の数値を掛け算する
MAX関数、MIN関数	指定した範囲の最大値、最小値を返す
ROUND関数、ROUNDUP関数、ROWNDDOWN関数	指定した数値を四捨五入、切り上げ、切り捨てする

マクロを活用する

エクセルの「マクロ」とは、決まった作業の手順を記録して、好きな時にそれを自動で実行できる機能です。同じ手順の作業を何度も行う場面では、マクロを使えば作業を効率化できます。関数の使用もマクロに記録できるため、関数とマクロを組み合わせれば大幅な効率化が可能です。

例えば、日付や取引先名などの決まったデータをマクロでまとめて入力したり、関数で合計額を求める作業などをマクロで自動化するといった使い方があります。他にも、請求書や表・グラフなどを自動で作成することも可能です。

マクロは、エクセルに慣れていない経理担当者に関数などを使いやすくして、業務の属人化を軽減するのにも有用です。例えば、関数で合計額を求めたり未入金を抽出する作業を、「合計額」「未入金」といった名前でマクロで登録しておけば、それをクリックするだけで誰でも関数を使うことができます。

マクロは他のオフィス製品と連携することも可能です。例えば、エクセルで作成したデータをWordに読み込ませて督促状などの文書を作成したり、請求書をOutlookで一斉送信することもできます。

ただし、こういった複雑なマクロを作成するには、「VBA」というプログラミング言語を使う必要があるため、マクロに詳しい経理担当者がいないと作成できないことがあります。

入金管理表のテンプレートを使う

ネット上では、入金管理表を始めとするさまざまなエクセルのテンプレートが入手できるため、これを利用するのも有用です。

入金管理表のテンプレートには、「受注日」「入金先」「入金額」「入金日」「合計額」などの項目が用意されており、エクセルに慣れていない人でも効率的に売掛金の管理を行うことができます。

テンプレートを自社の業務に適するようにカスタマイズすれば、より効率的に業務を行うことができます。

会計ソフトの消し込み機能を使う

会計ソフトは、消し込み作業を自動化する機能が備わっていることが多いです。例えば、代表的な会計ソフトである「freee会計」や「マネーフォワードクラウド会計」には、入金明細に対応する売掛金をAIでマッチングする機能があります。

この機能を使えば、データの手入力や関数・マクロの知識が必要なエクセルより、さらなる効率化が可能です。

ただし、AIによるマッチングは間違う時もあるので、マッチングが合っているかは目視で確認する必要があります。よって、会計ソフトは消し込み作業を完全に自動化できるわけではありません。

また、会計ソフトによっては上位プランでないと十分な自動化機能を使えないこともあるため、コストとの兼ね合いも考える必要があります。

消し込み自動化システムを導入する

消し込み作業を含む債権管理に特化したシステムを導入すれば、エクセルや会計ソフトよりさらなる効率化が可能です。代表的な消し込み自動化システムには、「請求管理ロボ」や「V-ONEクラウド」などがあります。

AIマッチングで自動消し込みする点は会計ソフトと同じですが、債権管理に特化しているためより高い利便性が期待できます。

消し込み自動化システムは、請求書の自動発行や未入金の自動督促など、債権管理業務全般をカバーしているものが多いです。また、消し込み作業についても、未入金の自動繰越請求、および前受金や按分での支払いの自動処理など、イレギュラーに対応できるシステムもあります。

消し込み自動化システムも会計ソフトと同様にコストがかかるので、コストとの兼ね合いで導入するか判断する必要があります。一般的には、規模の大きい会社ほど消し込み作業の量が増えるため、システムを導入するメリットが大きくなります。

導入するシステムを選ぶ時のポイント

数ある消し込み自動化システムの中から、自社に合ったシステムを選ぶことも重要です。システム導入に際しては、以下のポイントを確認して判断するとよいでしょう。

• 業務フローを確認して自動化したい箇所を明確にする
• 現在使用しているシステムと連携できるか確認する
• 部署をまたぐ連携がしやすいか確認する
• カスタマイズや拡張がどれくらいできるか確認する
• 自社の規模に合ったシステムを選ぶ

請求代行サービスを利用する

請求代行サービスとは、掛取引に関する業務を業者が代行してくれるサービスです。代表的なものとしては、「Paid」や「マネーフォワードケッサイ」などがあります。

請求代行サービスは、取引先の与信審査、請求書の発行と代金の回収、入金管理と未払いの督促まで代行してくれるので、消し込み作業を含む請求業務のほとんどを効率化できます。また、未払いの保証をしてくれるサービスもあるため、リスク軽減にも有効です。

料金は請求金額の0.5%から3.5%程度が一般的で、さらに手数料や月額利用料がかかることもあります。

請求代行サービスは、請求業務の効率化という点では大変有用だといえます。しかし、業務のほとんどを代行できるため、自社内で請求業務のノウハウが蓄積されないなどのデメリットもあります。

3社間ファクタリングを利用する

3社間ファクタリングは、消し込み作業の効率化にも役立ちます。

3社間ファクタリングとは、ファクタリング業者がファクタリング利用者の売掛債権を買い取ったうえで、売掛先に対して回収業務を行うサービスです。これに対して、売掛金の回収業務をファクタリング利用者が行ったうえで、回収した代金をファクタリング業者に支払うタイプを2社間ファクタリングといいます。

3社間ファクタリングは業者が回収業務を代行してくれるため、入金額と売掛金の突合を始めとする、消し込み作業の一部を効率化できます。

ただし、ファクタリングは手数料がかかるため、コストとの兼ね合いで利用を判断する必要があります。また、ファクタリングはあくまで売掛債権を現金化するサービスなので、消し込み作業のために恒常的に利用する手段としては向いていません。

3社間ファクタリングを取り扱っているおすすめファクタリング会社

ファクタリングは2社間ファクタリングが主流のため、3社間ファクタリングを取り扱っていない業者もあります。

そこでここでは、3社間ファクタリングを取り扱っている業者の中から、以下のおすすめ5社を紹介します。

• ビートレーディング
• トップ・マネジメント
• 日本中小企業金融サポート機構
• ネクストワン
• えんナビ

ビートレーディング

ビートレーディングは、取引実績5.8万社以上、累計買取額1,300億円を達成している（2024年3月時点）大手ファクタリング会社です。2社間・3社間ファクタリングに加えて、注文書・介護報酬・診療報酬ファクタリングも取り扱っています。

3社間ファクタリングの手数料は2％～9％程度で、良心的な部類だといえます。契約はオンラインでも可能ですが、大阪・名古屋・福岡・仙台に支店があるので、地方の方でも対面契約しやすいのも強みです。

住所	東京本社 〒105-0012 東京都港区芝大門一丁目2-18 野依ビル3階・4階
電話番号	0120-265-039（平日9:30-18:00）
公式サイト	https://betrading.jp/
取り扱っているファクタリングの種類	2社間ファクタリング 3社間ファクタリング 注文書ファクタリング 介護報酬・診療報酬ファクタリング
買取可能額	制限なし（3万円～7億円まで実績あり）
手数料	2社間ファクタリング：4％～12％程度 3社間ファクタリング：2％～9％程度
入金スピード	最短2時間～3日程度
申し込み方法	Webフォーム・電話・メール・LINE
必要書類	請求書または発注書、通帳コピー
オンライン契約	可

トップ・マネジメント

トップ・マネジメントは、創業13年、総買取件数5.5万件超を誇る大手ファクタリング会社です。2社間・3社間ファクタリングと、注文書ファクタリングを取り扱っています。他にも、「電ふぁく」「ゼロファク」「ペイブリッジ」といった独自サービスも展開しています。

3社間ファクタリングの手数料は原則として0.5％～3.5％で、かなり良心的な設定となっています。

住所	〒101-0044 東京都千代田区鍛冶町1-4-3竹内ビル2F
電話番号	0120-36-2005（平日10:00-19:00）
公式サイト	https://top-management.co.jp/
取り扱っているファクタリングの種類	2社間ファクタリング 3社間ファクタリング 注文書ファクタリング
買取可能額	要問合せ（30万～3億円という情報あり）
手数料	2社間ファクタリング：原則として3.5％～12.5％ 3社間ファクタリング：原則として0.5％～3.5％
入金スピード	最短数時間
申し込み方法	電話・FAX・申込フォーム
必要書類	本人確認書類、請求書、決算書、入出金明細
オンライン契約	可

日本中小企業金融サポート機構

日本中小企業金融サポート機構は、ファクタリング以外にも、M&Aや補助金支援など、中小企業をサポートするさまざまなサービスを提供している一般社団法人です。

2社間・3社間ファクタリングに対応しており、非営利団体であることを生かした良心的な手数料が強みとなっています。

住所	〒105-0011 東京都港区芝公園一丁目3-5 ACN芝公園ビル2階
電話番号	03-6435-7371（平日9:30-18:00）
公式サイト	https://chushokigyo-support.or.jp/
取り扱っているファクタリングの種類	2社間ファクタリング 3社間ファクタリング
買取可能額	制限なし（3万円～2億円まで実績あり）
手数料	1.5%～
入金スピード	最短3時間
申し込み方法	電話・お見積りフォーム
必要書類	請求書、通帳コピー
オンライン契約	可

ネクストワン

ネクストワンは、96%という高い資金調達率、元銀行員など金融業界に精通したスタッフのサポートが強みのファクタリング会社です。2社間・3社間ファクタリングと、介護報酬・診療報酬ファクタリングを取り扱っています。

3社間ファクタリングの手数料は1.5%〜8%で、オンライン契約も可能となっています。

住所	〒101-0047 東京都千代田区内神田3-24-4　9STAGEkanda 6F
電話番号	0120-02-7557
公式サイト	https://next1-one.jp/
取り扱っているファクタリングの種類	2社間ファクタリング 3社間ファクタリング 介護報酬・診療報酬ファクタリング
買取可能額	30万円～
手数料	2社間ファクタリング：5％～10％ 3社間ファクタリング：1.5%〜8%
入金スピード	最短即日
申し込み方法	電話・FAX・メール・郵送
必要書類	身分証明書、請求書、会社謄本、決算書、通帳
オンライン契約	可

えんナビ

えんナビは、4,000件以上の取引実績、24時間365日対応などが強みのファクタリング会社です。2社間・3社間ファクタリングを取り扱っています。

住所	〒110-0015 東京都台東区東上野3丁目5-9 本池田第二ビル4階
電話番号	0120-007-567（24時間年中無休）
公式サイト	https://ennavi.tokyo/
取り扱っているファクタリングの種類	2社間ファクタリング 3社間ファクタリング
買取可能額	50万円～5,000万円
手数料	要問合せ（5%～という情報あり）
入金スピード	最短1日
申し込み方法	メール、電話
必要書類	請求書、通帳
オンライン契約	要問合せ

まとめ

消し込み作業とは、掛取引の入金・支払いがあった時に、帳簿の売掛金や買掛金を消去することです。消し込み作業のミスは重大なトラブルを招く可能性があるため、慎重な作業が求められます。また、取引数が増えるごとに作業量が膨大になっていくため、作業の効率化が重要になります。

エクセルや会計ソフト、消し込み自動化システムや請求代行サービスで、消し込み作業の効率化を図ることができます。また、3社間ファクタリングは業者が回収業務を行うため、消し込み作業の効率化が可能です。

消し込み作業の注意点や効率化の方法を理解して、円滑な経理業務が行えるようにしましょう。